Национальный центр защиты персональных данных – о копиях документов, удостоверяющих личность

Национальным центром защиты персональных данных совместно с Министерством внутренних дел, Министерством юстиции и Министерством экономики проработан вопрос правомерности изготовления и последующего хранения организациями и иными субъектами, осуществляющими обработку персональных данных, копий документов, удостоверяющих личность, при обращении к ним по различным вопросам (заключение договоров, оказание услуг, осуществление административных процедур, реализация иных прав граждан и т.п.).

Вопросы, связанные с использованием информации, содержащейся в документах, удостоверяющих личность, регулируются законодательством по-разному. В ряде случаев предусматривается предоставление оригинала документа, удостоверяющего личность, в других – его копии. В иных случаях такие требования не установлены, однако необходимость в этом вытекает из потребности сверки данных, указанных владельцем данного документа в заявлениях, иных документах, в том числе установленной законодательством формы.

В настоящее время имеет место практика изготовления и использования копий документов, удостоверяющих личность, независимо от наличия (отсутствия) соответствующего требования в нормативных правовых актах, например, работниками службы «одно окно», а также уполномоченного на осуществление административной процедуры государственного органа (организации).

В этой связи отмечаем, что перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200, в большинстве случаев при   осуществлении административных процедур предусмотрено представление документа, удостоверяющего личность.

В соответствии с пунктом 2 статьи 15 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон об административных процедурах) при подаче заявления в письменной либо устной форме запрещается требовать от заинтересованного лица представления документов и (или) сведений, кроме документов и (или) сведений, включенных в перечни документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами, за исключением перечисленных в этом пункте документов, к которым отнесен и документ, удостоверяющий личность.

Согласно части третьей пункта 2 статьи 15 Закона об административных процедурах, если в перечнях документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами, указано, что подлежит представлению документ, удостоверяющий личность гражданина, то, если иное не предусмотрено законодательными актами, подлежит представлению оригинал такого документа.

Статьей 4 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) установлены общие требования к обработке персональных данных, обязательные к исполнению всеми операторами и уполномоченными лицами.

В частности, пунктом 2 данной статьи определено, что обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (пункт 5 статьи 4 Закона).

С учетом объема персональных данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность, как правило, изготовление и хранение операторами копии этого документа влекут избыточную обработку персональных данных по отношению к заявленным целям (например, фотоизображения, сведений о гражданстве, сроке действия документа, удостоверяющего личность, дате и месте рождения и т.п.), что нарушает требования статьи 4 Закона.

Обращаем также внимание, что согласно законодательству незаконные действия с документом, удостоверяющим личность, рассматриваются как административное правонарушение.

Учитывая изложенное, изготовление и приобщение к пакету документов копии документа, удостоверяющего личность, могут иметь место только в случае, если это предусмотрено законодательством.

При этом в отношении административных процедур отмечаем, что если сведения, содержащиеся в документе, удостоверяющем личность, необходимы для совершения административной процедуры, такие сведения могут быть отражены в заявлении заинтересованного лица работником, осуществляющим прием этого заявления. При этом в силу пункта 2 статьи 20 Закона об административных процедурах согласие гражданина на такую обработку его персональных данных не требуется.

Информация предоставлена Национальным центром защиты персональных данных Республики Беларусь для Национального правового Интернет-портала Республики Беларусь
При использовании материала гиперссылка на источник обязательна!